Ako prebieha organizácia firemného eventu

Aké firemné eventy robíme?

Firemný event nie je len „akcia s párkami a stanom". Môže to byť Family Day pre zamestnancov a ich rodiny, konferencia, firemné výročie, slávnostný večierok, vianočný večierok, vernisáž pre manažment alebo obecná slávnosť či Deň poľa. Robili sme komorné stretnutia pre pár ľudí z manažmentu, bláznivé vianočné večierky aj veľké Family Day pre 100, 500 a viac ako 1 000 ľudí.

Kto sú naši klienti? Našimi klientmi sú menšie aj veľké firmy, školy, obce aj organizácie. Ak chcete vidieť konkrétne, nájdete nás pri zabezpečení stanov a cateringu na otváracom ceremoniáli mosta cez Váh v Seredi, pri fotobúdkach pre Arrivu na Family Day na Slovakia Ringu, pri vianočných večierkoch pre viaceré stavebné firmy a desiatky ďalších firiem, alebo pri dlhodobom zastrešovaní eventov pre akciovú spoločnosť General Trucking.

Prečo komunikujete len s jedným event manažérom?

Toto je pre klientov asi najväčší rozdiel oproti organizovaniu akcie „po častiach" alebo spolupráci s inými agentúrami. Ak objednáte zvlášť stany, zvuk, interpretov a catering, musíte všetkých zháňať, zosúlaďovať časy a hasiť problémy. Pri nás máte jeden kontakt: event manažéra, ktorý je s vami od prvého telefonátu po posledný kus naloženej techniky a má pod kontrolou celý priebeh akcie, interpretov aj dodávateľov. Pre vás to znamená menej stresu a možnosť užiť si event spolu s vašimi hosťami bez starostí.

V tíme máme viacero skúsených team managerov. Jeden z nich si vašu akciu preberie, dohodne s vami podmienky, pripraví riešenia, koordinuje zvukárov, interpretov aj catering a počas eventu dohliada na priebeh celej akcie. Výhoda pre vás je jednoduchá: nemusíte nič koordinovať sami ani obvolávať viacero ľudí.

Keďže máme väčšinu techniky vlastnej a pri väčšine eventov nie sme odkázaní na subdodávateľov, neplatíte zbytočné provízie a dopravu navyše. Celý priebeh eventu s nami je teda pohodlný a často vychádza ekonomickejšie, ako organizácia eventu takpovediac "na vlastnú päsť".

Ako prebieha organizácia firemného eventu s ALEXIS? (krok za krokom)

1. Dopyt. Napíšete nám dátum, miesto, približný počet hostí a približnú predstavu o tom, čo potrebujete. Ideálne je, ak sa nám ozvete aspoň 2 mesiace vopred. Ak už máte rezervovaný priestor, zvládneme to samozrejme aj v kratšom čase.
2. Zadanie a rozpočet. Spolu určíme cieľ eventu a vyberieme ideálny priestor. Ak máte pevne stanovený rozpočet, povedzte nám ho hneď na začiatku - event podľa neho vypracujeme tak, aby ste za svoje peniaze dostali maximum.
3. Ponuka. Dostanete od nás konkrétny položkový rozpočet, vďaka čomu získate skvelý prehľad.
4. Príprava. Event manažér podľa vašich preferencií navrhne a zostaví program, dohodne interpretov, kapely či DJa, zarezervuje techniku v našom sklade a pripraví gastro zónu so zmluvnými dodávateľmi.
5. Stavba. Techniku a stany zvyčajne chystáme deň pred akciou. Ak ide o festival alebo náročnejší event, riešime to individuálne.
6. Event. Na mieste konania našich eventov je vždy zástupca z tímu ALEXIS, pri väčších akciách priamo event manažér.
7. Demontáž a upratanie. Po akcii všetko pobalíme, odvezieme a po dohode môžeme zabezpečiť aj upratanie areálu.

Stany, pódium, zvuk a svetlá: čo je technické zázemie?

Stany. Pre firemné eventy sú z nášho portfólia často využívané cateringové stany 8×12 m alebo 10×20 m, v ktorých každý pojme veľké množstvo hostí. Stany montujeme, ukotvujeme a pripravíme tak, aby poskytovali bezpečné zázemie pre vašich hostí. Pre každý z našich stanov vieme zabezpečiť biele aj farebné LED osvetlenie, prípadne nábytok a ďalšie vybavenie.

Pódium. Štandardne používame naše pódiá NIVTEC v rozmere 6×4 m alebo 8×6 m, ku ktorým máme profesionálne zastrešenie s certifikáciou (tzv. stage). Pódiové systémy a hliníkové konštrukcie majú platné revízne certifikáty a statické posudky, čo je veľmi dôležité pre verejné podujatia. Pre menšie akcie je možné malé pódium postaviť aj pod stanom. Schody a zábradlie sú štandardnou súčasťou prenájmu.

Zvuk a svetlá. Sme plne vybavená eventová agentúra. Okrem štandardnej zvukovej aparatúry vlastníme aj line-array systémy, svetlá aj veľkoplošné LED obrazovky. Vieme vám tiež dodať živú viackamerovú réžiu pre kongresy, festivaly a koncerty. Pred začiatkom Vášho programu štandardne prebehne zvuková skúška s účinkujúcimi, aby sa všetko doladilo a akcia prebehla predvídateľne a podľa očakávaní.

Ako vyzerá program eventu od rána do večera?

Program skladáme podľa typu akcie a zadania klienta. Family Day, konferencia aj obecná slávnosť majú svoj rytmus, ktorý náš event manažér pripraví vopred a počas dňa dohliadneme na to, aby všetko fungovalo tak ako má.

• Príchod hostí a otvorenie: privítanie, moderátor a prejavy na pódiu.
• Denný program: vystúpenia interpretov a kapiel, detské zóny, atrakcie a gastro zóna, aby sa každý hosť našiel.
• Večerná časť: DJ, tanec a nasvietené pódium, prípadne skvelé letné kino pod holým nebom.

Časy vystúpení, prestávky aj zvukové skúšky vopred zosúladí event manažér s interpretmi a technikmi tak, aby medzi bodmi programu nevznikali zbytočné pauzy.

Detské zóny, atrakcie a skákacie hrady

Na firemných eventoch s rodinami sú detské zóny často to, čo rozhoduje o spokojnosti a skvelých zážitkoch. Pripravíme pre vás šikovné animátorky, maľovanie na tvár, skákacie hrady a rôzne atrakcie z vlastných zdrojov, takže rodičia si môžu v pokoji posedieť, kým sa deti bavia. Pre firmy bežne dodávame skákacie hrady a atrakcie alebo detské autíčka.

Gastro zóna a catering

Catering pre ALEXIS zabezpečujú naši overení zmluvní dodávatelia. Event manažér ich koordinuje, takže vy si môžete bez stresu užívať akciu a venovať sa kolegom a hosťom. Stany a gastro zóny doplníme stolmi, lavicami či stoličkami podľa počtu hostí, pri chladnejšom počasí ich vieme vybaviť aj ohrievačmi. Na teplé nápoje máme k dispozícii ohrievače a kávovary.

DJ a letné kino: večer, na ktorý sa nezabúda

Po oficiálnej časti si chcú ľudia často oddýchnuť a užiť si uvoľnenú atmosféru. DJ s kvalitným ozvučením a svetlami premení večer na zábavu, na ktorej sa všetci zabavia. Pri eventoch sa DJ naceňuje individuálne podľa typu akcie a toho, či hrá stále alebo len dopĺňa kapelu. Tieto možnosti si už doladíte s našim evenťákom.

Máme navyše skvelú atrakciu - prenosné exteriérové kino s nafukovacím plátnom AIRSCREEN, výkonnými projektormi a ozvučením. Večer vám tak pod hviezdami môžeme premietnuť film, rozprávku alebo záznam z celého dňa akcie. Letné kino je skvelé na firemných eventoch, Family Day, mestských a obecných podujatiach, festivaloch aj na letných večeroch. Vieme ho doplniť sedením, tulivakmi, stanmi alebo občerstvením.

Foto, video, fotobúdka a FOTOAUTO

Pre fotografie a video z eventu využívame vlastnú techniku, podľa potreby aj s dronom a kamerovými žeriavmi. Ak máte záujem o fotobúdku alebo naše legendárne fotoauto, vieme ich dodať na firemný event, svadbu aj oslavu. Fotky sa vytlačia hneď na mieste v priebehu pár sekúnd, s vašim logom či názvom akcie, a navyše ich od nás dostanete aj v digitálnej podobe. S fotobúdkami máme obrovské množstvo skúseností, nakoľko sa im ako jedna z prvých firiem na Slovensku venujeme už od roku 2012.

Atrakciou samo osebe je aj naše FOTOAUTO, náš retro Mercedes T1 v raritnej pistáciovej farbe, prerobený na karavan s interiérovou fotobúdkou a okamžitou tlačou fotiek. Je to prvé fotoauto na Slovensku a hostia si ho na každom evente rýchlo obľúbia.

Čo ak bude pršať?

Pri vonkajšom evente to je otázka, ktorú nám kladú (takmer) všetci klienti. Po dohode s klientom máme vždy pripravený buď náhradný termín, alebo tzv. mokrú variantu ako plán B priamo v danom priestore. Pred stavbou a samotným konaním eventu sledujeme predpoveď počasia a robíme všetko pre to, aby realizácia prebehla bezpečne a podľa očakávaní.

Koľko stojí firemný event a ako môžem ušetriť?

Vzorové rozpočty nerobíme, pretože každý event je iný a "vzorová" kalkulácia pre inú firmu by vôbec nemusela zodpovedať predstavám vášho eventu. Dostanete preto od nás nezáväznú položkovú ponuku s fixnou cenou, bez skrytých poplatkov. V cene stanov je montáž, demontáž, ukotvenie a bočné steny, takže si nedoúčtovávame žiadne nečakané príplatky. Pre firmy akceptujeme korporátne podmienky, vrátane objednávok (PO), so splatnosťou faktúr 14 až 30 dní podľa zmluvy. Máme poistenie zodpovednosti za škodu, vďaka čomu ste s nami v bezpečí.

Ako ušetriť? Ušetriť viete objednaním viacerých služieb naraz, včasnou rezerváciou, jasnou predstavou o počte hostí a tým, že nám poviete maximálny rozpočet. Rozsah vieme upraviť menším stanom, menším množstvom techniky alebo zvýhodneným balíkom služieb tak, aby bol váš event kvalitný bez ohľadu na to, aký máte rozpočet.

Čo o nás hovoria projekty?

Zaujímavé je, že vieme robiť rôznorodé akcie a tiež viacero súbežných eventov naraz. V roku 2024 sme napríklad pre spoločnosť HELLA (ako subdodávateľ agentúry SpicyBrown) v jeden deň zabezpečili 3 paralelné firemné Family Day akcie v rôznych lokalitách Slovenska: stany, mobiliár, plne vybavené fotobúdky s obsluhou, cateringové sedenie aj atrakcie z vlastného skladu. Navyše sme počas toho istého dňa zvládli zastrešiť aj ďalší - vlastný event v Trnave. Na Family Day pre 1 000 zamestnancov a ich rodiny zvládame bez problémov všetko od programu cez atrakcie až po technické zázemie. Video zo spomínaného Family Day HELLA 2024 nájdete v galérii.

Často kladené otázky

Ďalej čítajte: Prenájom party stanov na záhradnú oslavu